Privacyverklaring gastbewoners, naasten en andere externe relaties van hospice het Tij
Hospice het Tij (hierna te noemen “het Tij”) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar gastbewoners, vrijwilligers medewerkers en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.
In dit privacyreglement staat beschreven hoe het Tij gegevens van gastbewoners, hun naasten en
andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.
Het privacyreglement voor gegevens van medewerkers en vrijwilligers verbonden aan het Tij is
verwerkt in het Privacyreglement medewerkers en organisatie hospice het Tij.
1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Betrokkene: de persoon van wie de gegevens verwerkt worden;
b. Coördinator: functionaris die belast is met de dagelijkse leiding in het Tij en de begeleiding van de gastbewoners en zijn/haar naasten;
c. Het Tij: Hospice het Tij, Schoenerstraat 79, 1503 BB Zaandam;
d. Gastbewoner: de persoon aan wie de palliatieve zorg wordt verleend;
e. Hulp-coördinator: de waarnemer van de coördinator;
f. Naasten: alle personen in de privésfeer met wie de gastbewoner direct in contact staat.
g. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden;
h. Verwerker: persoon of organisatie die persoonsgegevens verwerkt namens het Tij;
2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens
Het Tij verwerkt persoonsgegevens van gastbewoners en diens naasten met als doel het mogelijk maken van palliatieve zorg aan gastbewoners in de laatste levensfase. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.
Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen.
Het Tij legt namen en e-mailadressen vast van personen voor het verzenden van de nieuwsbrieven (belangstellenden).
Het Tij legt namen, adressen, e-mailadressen, bankrekeningnummers en type schenkingen vast van donateurs voor het werven van fondsen.
Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Indien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen gastbewoner en het Tij geldt deze als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.
3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De registratie van gegevens van gastbewoners wordt gevoerd op naam van de gastbewoner. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede palliatieve zorg te kunnen verlenen worden verwerkt. Het Tij heeft in het ‘Register van Verwerkersactiviteiten’ vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn.
De persoonsgegevens worden door de gastbewoner en/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, echter dit gebeurt alleen als deze gegevens noodzakelijk zijn voor de palliatieve zorg.
Naast gegevens van de gastbewoner kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de gastbewoner en/of naaste zelf verstrekt.
Van personen die informatie aanvragen bij het Tij worden naam, adresgegevens, emailadres en
telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.
Van personen die nieuwbrieven ontvangen (belangstellenden) worden namen en e-mailadressen vastgelegd.
Van donateurs worden namen, adressen, e-mailadressen, bankrekeningnummers en type schenkingen vastgelegd.
4. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking
Het Tij is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Binnen het Tij zijn de coördinatoren contactpersoon en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van gastbewoners, naasten en andere externen. Zij zijn te bereiken via het e-mail adres privacy@hospice-zaanstreek.nl.
5. Toegang tot de gegevens binnen het Tij
Het verwerken van persoonsgegevens is binnen het Tij de taak van de coördinatoren en hulpcoördinatoren. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen.
Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de palliatieve zorg aan de betreffende gastbewoner.
Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens. Zij hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Tijdens het verblijf in het Tij is een papieren dossier voorhanden met gegevens die relevant zijn voor de palliatieve zorg. De zorgverleners van de gastbewoner, de vrijwilligers, de gastbewoner zelf en/of diens naasten hebben toegang tot dit dossier. Aan de gastbewoner wordt hiervoor toestemming gevraagd.
6. Verwerkers in opdracht van het Tij
Het Tij kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel het Tij in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij ‘verwerkers’ genoemd.
In het geval van het Tij is dit ondersteuning bij de werking van het softwarepakket waarin de gegevens van betrokkenen worden verwerkt. Verwerker heeft inzage in de gegevens op het moment dat er problemen zijn met het pakket. Deze verwerkers zijn in een verwerkersovereenkomst met het Tij verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.
7. Verstrekking van gegevens aan derden
Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de gastbewoner. Verstrekking van gegevens aan andere zorgverleners, zoals de thuiszorg en de huisarts, vindt plaats als dit in het belang is van de zorg aan de gastbewoner. Betrokkenen worden hierover altijd geïnformeerd.
Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.
8. De rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Het Tij handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:
- Betrokkene wordt bij de start van de palliatieve zorg gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens;
- Betrokkene heeft op elke moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;
- Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te laten passen en/of te laten verwijderen bezwaar te maken tegen verwerking of over te dragen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens en/of de gegevens nodig zijn voor de verzorging van de gastbewoner.
- Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 4. Betrokken kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten in dienen. Het Tij heeft een intern proces opgesteld om deze verzoeken te behandelen. Ter verificatie vraagt het Tij van betrokkenen een kopie van het identificatiebewijs, waarbij foto en BSN zijn
afgeschermd. - Betrokkenen kunnen een klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens bij de medewerker als genoemd in 4.
- Betrokkenen kunnen ook een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens te Den Haag.
9. Beveiligingsmaatregelen:
Het Tij neemt alle redelijke, passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik, diefstal of verlies.
10. Bewaartermijnen
Het Tij houdt zich aan de wettelijke gestelde bewaartermijnen. Wanneer er geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is, bepaalt het Tij zelf de bewaartermijn. Hierbij wordt uitgegaan van het uitgangspunt dat niets langer wordt bewaard dan noodzakelijk.
11. Wijzigingen
Het Tij behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen.
